WhatsApp Business è la versione professionale della celebre app di messaggistica, pensata per aziende, liberi professionisti e attività locali.
A prima vista sembra uguale a WhatsApp classico, ma nasconde funzioni specifiche per gestire clienti, ordini e comunicazioni di lavoro in modo più ordinato.
Con l’aumento delle vendite online e del contatto diretto con il pubblico, oggi sempre più attività usano WhatsApp Business per rispondere in modo rapido, creare fiducia e tenere traccia delle conversazioni.
Vediamo allora come funziona, come usarlo da web o PC, quanto costa e quali sono i limiti da conoscere prima di passare da un profilo personale a uno business.
Come funziona WhatsApp Business e chi può usarlo
WhatsApp Business funziona esattamente come l’app tradizionale, invii messaggi, foto, video e documenti.
La differenza è che offre strumenti per gestire in modo più professionale le chat.
Puoi impostare un profilo aziendale, aggiungere indirizzo, orari di apertura, link al sito e catalogo prodotti.
Inoltre puoi creare messaggi automatici, ad esempio:
- un messaggio di benvenuto per chi ti scrive la prima volta;
- una risposta rapida quando sei offline o fuori orario;
- etichette per organizzare i contatti (es. “nuovo cliente”, “ordine confermato”, “pagamento in attesa”).
Chi può usarlo?
Qualunque impresa, anche un libero professionista o un artigiano. È pensato proprio per chi vuole mantenere un contatto diretto con il pubblico, senza usare software complicati o CRM aziendali.
Molte micro-attività, come parrucchieri, negozi, ristoranti, studi medici o personal trainer, lo usano ogni giorno per appuntamenti, conferme e promozioni. Un vantaggio non da poco è che puoi tenere separata la vita privata da quella lavorativa. WhatsApp Business può infatti convivere con la versione standard sullo stesso telefono, purché usi due numeri diversi (anche tramite SIM fisica e eSIM).
Come si installa e si collega WhatsApp Business su PC o web
Per installarlo bastano pochi passaggi, vai sullo store del tuo smartphone (Google Play o App Store), scarica “WhatsApp Business” e segui la configurazione iniziale.
Puoi scegliere di importare la cronologia chat del tuo vecchio account WhatsApp o iniziare da zero. Durante la configurazione ti verrà chiesto di verificare il numero: puoi usare un numero diverso da quello personale, oppure lo stesso se intendi convertire l’account. Una volta impostato il profilo e le risposte rapide, puoi accedere anche da computer.
Per usare WhatsApp Business Web, collegati a web.whatsapp.com o scarica l’app desktop ufficiale per Windows o Mac. Inquadra il QR Code con lo smartphone e in pochi secondi avrai le tue chat sincronizzate.
La versione web offre quasi le stesse funzioni dell’app: puoi scrivere, inviare allegati, gestire etichette e rispondere ai messaggi in tempo reale, utile se lavori alla scrivania.
Negli ultimi aggiornamenti, Meta ha introdotto la modalità multi-dispositivo, che consente di collegare fino a quattro dispositivi aggiuntivi senza tenere lo smartphone sempre connesso. Significa che puoi usare WhatsApp Business da più PC, tablet o telefoni contemporaneamente, con lo stesso account.
Quanto costa WhatsApp Business e cosa non puoi fare?
L’app WhatsApp Business è gratuita per l’uso base, puoi scaricarla e usarla senza limiti di tempo o messaggi.
Esiste anche una versione avanzata chiamata WhatsApp Business Platform (API), destinata a grandi aziende o servizi di assistenza clienti automatizzati.
In quel caso i costi dipendono dal volume di messaggi e dalle funzioni utilizzate (ad esempio chatbot o automazioni integrate con CRM esterni). Se gestisci una piccola attività, la versione standard è più che sufficiente.
Ti permette di:
- creare cataloghi di prodotti con foto, descrizioni e prezzi;
- inviare messaggi di broadcast a più clienti (fino a 256 alla volta);
- usare risposte rapide e tag per gestire ordini e richieste.
Ci sono però delle regole, ad esempio, non puoi inviare spam, né usare l’app per inviare messaggi promozionali non richiesti.
Non è consentito vendere direttamente prodotti vietati o usare l’app per campagne di massa. Meta controlla i comportamenti sospetti e può sospendere l’account se rileva abusi.
Inoltre, WhatsApp Business non sostituisce un e-commerce o un sistema di pagamento diretto, quindi puoi condividere link e informazioni, ma non gestire transazioni interne all’app (se non tramite canali ufficiali come WhatsApp Payments, dove disponibile).
Come passare da WhatsApp a WhatsApp Business
Scarica l’app WhatsApp Business, aprila e scegli “Usa questo numero” per migrare il tuo account personale. L’app copierà automaticamente i contatti e la cronologia delle chat, mentre le foto e i media rimarranno sul telefono.
Cosa cambia una volta passato a Business?
- Il tuo profilo diventa aziendale, con campi dedicati (indirizzo, sito, orari).
- Puoi impostare risposte automatiche, cataloghi e messaggi predefiniti.
- I tuoi contatti vedranno che stai usando un account business.
Non perdi la possibilità di scrivere ai tuoi amici o partecipare ai gruppi, ma ogni chat apparirà come proveniente da un’azienda. Puoi tornare al profilo personale, ma la procedura richiede il backup e la reinstallazione dell’app.
