Negli ultimi anni tutte le aziende si sono trovate a doversi interfacciare con documenti di formato vario. Ogni giorno si producono e si ricevono documenti cartacei, come ad esempio fatture o report da parte di clienti e fornitori; contemporaneamente sempre più spesso si utilizzano, si producono e si ricevono documenti in formato digitale. Tutti questi documenti vanno archiviati in modo corretto, a volte anche interfacciando tra loro dati in formato analogico e dati in formato digitale. Inoltre alcuni documenti devono essere validati, con firme, timbri o altre tipologie di contrassegni, oltre a dover essere conservati per un certo periodo di tempo. Gestire dati su formati diversi può essere complesso, ma grazie al servizio di archiviazione documenti di Bucap si può gestire un archivio ibrido in maniera efficiente.
Cosa si intende per archivio ibrido
Avere all’interno di un’organizzazione documenti in diverso formato, nello specifico digitali e analogici, porta necessariamente alla nascita di un archivio ibrido. Nella gran parte dei casi i dati in formato cartaceo sono quelli più antiquati, ma non è sempre così. Un’azienda infatti deve considerare non solo i documenti che produce al suo interno, ma anche quelli che riceve da fornitori e clienti. Le problematiche che riguardano la gestione delle informazioni, del loro flusso quotidiano, della loro produzione ma anche della loro archiviazione, derivano proprio da questa coesistenza. Non prevedere una sua gestione corretta porta le organizzazioni ad affrontare una serie di problematiche, che causano perdite di dati, o anche solo di tempo e di efficienza nel flusso quotidiano di informazioni.
L’uso quotidiano di un archivio ibrido
Consideriamo la situazione in una giornata tipo; nel momento in cui ci si deve interfacciare con i dati disponibili nell’archivio aziendale, ci si può trovare in queste differenti situazioni: i dati possono essere tutti in formato cartaceo o in formato digitale oppure ci si può trovare a dover gestire un fascicolo, per un affare o per altre questioni, che contiene sia dati analogici sia dati digitali.
Già la sola raccolta dei dati porta con sé un problema importante: alcune informazioni si trovano in un faldone, nascosto in qualche armadio, altre invece sono su un comodo hard disk, o su un server dell’azienda. Interfacciare tutti i dati diviene complesso, cosa che fa perdere tempo e causa problemi per quanto riguarda l’efficienza di un’azienda.
Soluzioni di gestione dell’archivio ibrido
Chi si occupa di gestione dei dati in azienda è in grado di suggerirci le migliori soluzioni oggi attuabili per la nascita e l’utilizzo di un archivio ibrido utile e di facile utilizzo. Ad esempio adottare un sistema di classificazione univoco, per qualsiasi tipo di documento prodotto, permette di organizzare tutti i documenti, sia a livello logico sia fisico, secondo criteri condivisi e universalmente implementabili. Un’altra soluzione da adottare può essere il catturare immagini dei documenti cartacei, in modo da inserirle all’interno dell’architettura informatica di gestione documentale e da renderne più semplice la consultazione. Conviene però ricordare che alcuni documenti in formato analogico andranno comunque conservati per il tempo necessario, secondo quanto stabilito dalle norme oggi vigenti.