Tutte le aziende vivono quotidianamente producendo un costante flusso di informazioni. Come queste informazioni vengono gestite è un punto chiave per fare in modo che arrivino correttamente al destinatario “giusto”, perché le si possa utilizzare nel tempo, o anche raggruppare e archiviare in modo corretto. Avere a disposizione un singolo software che in un unico ambiente permette di inviare, ricevere, gestire e organizzare le informazioni è oggi essenziale perché possano fluire senza intoppi o problemi.
Che tipo di informazioni
Sono molteplici le informazioni che ogni giorno vengono prodotte in un’azienda. Si va dalle ormai classiche e-mail, inviate a clienti e collaboratori, fino ai messaggi istantanei o anche a documenti di vario genere che vengono condivisi, all’interno e all’esterno dell’azienda. Utilizzare diversi ambienti per ogni tipo di informazione da gestire è di certo la soluzione peggiore possibile, anche se molti risolvono la questione in questo modo. Il problema principale sta nella dispersività dei vari ambienti e nella quasi impossibilità di raggruppare tutte le informazioni che riguardano un singolo “tema”, sia esso un progetto, il resoconto di un gruppo di lavoro o i dati condivisi con un cliente.
Come fare per risolvere il problema
Oggi alcune aziende hanno proposto interessanti soluzioni a questo tipo di problematica, come ad esempio il Servizio Zimbra di Ilger. Si tratta di un servizio di messaggistica e collaborazione open source, che fornisce diverse possibilità, non necessariamente da utilizzare tutte insieme. Con questo tipo di servizi è possibile avviare messaggi istantanei o anche in videoconferenza a livello aziendale. Si possono condividere documenti all’interno del client proposto dal servizio, che ogni partecipante del gruppo di lavoro può modificare o scaricare, il tutto utilizzando il cloud. Le risorse condivise vengono anche periodicamente backuppate, in modo da non rischiare di perdere mai più alcun tipo di dato, documento o informazione.
Perché un servizio condiviso
Le motivazioni per utilizzare questo tipo di servizio sono chiare: la collaborazione all’interno di un gruppo di lavoro ora può avvenire anche senza che i diversi soggetti siano posti nel medesimo ufficio. Quando necessario è possibile consentire l’accesso al servizio a un nuovo collaboratore, che potrà aggiornarsi sulla situazione corrente semplicemente consultando i documenti già presenti all’interno del cloud. Inoltre questo tipo di servizi permettono di ridurre i costi, soprattutto per quanto riguarda l’assistenza e la formazione per quanto riguarda l’utilizzo di questo tipo di servizi, che oggi sono creati in modo da proporre interfacce intuitive, facili da usare sin dal primo secondo.
Ulteriori utilities
Usare questo tipo di sevizi consente anche di ottenere alcuni vantaggi innegabili. SI pensi anche semplicemente al fatto di avere sempre a disposizione tutti i dati riguardanti un cliente, un fornitore o un progetto: sono online sul cloud, e sono facilmente accessibili. Tutti questi dati poi vengono costantemente controllati da potenziali attacchi esterni. Inoltre è possibile anche sincronizzare lo smartphone, in modo da inserire nel sistema globale anche i contatti, i calendari e le caselle di posta, quando e se necessario, in modo da ottimizzare al meglio il lavoro quotidiano.