Con il passare degli anni la tecnologia ha inciso notevolmente sugli strumenti di comunicazione utilizzati dai professionisti. Oggi, la posta cartacea è in gran parte sostituita dalla posta elettronica, un mezzo di comunicazione rapido ed efficiente ampiamente adottato da aziende pubbliche e private per gestire un flusso costante di messaggi.
La posta elettronica ha introdotto vantaggi notevoli, tra cui la velocità e la facilità di trasmissione delle informazioni. Tuttavia, le caselle di posta elettronica business, così come i programmi di messagistica aziendale, devono distinguersi da quelle personali attraverso vari dettagli.
Che cosa è l’e-mail aziendale
Una mail aziendale professionale è una casella di posta elettronica utilizzata dalle imprese, che si differenzia da quella impiegata dai privati per diversi aspetti, tra cui il dominio personalizzato (ad esempio mail@nomeazienda.it). Non si tratta, però, dell’unica differenza tra le due tipologie di caselle mail.
Le aziende, rispetto ai privati, infatti, devono gestire un numero maggiore di comunicazioni, sia in entrata che in uscita. Per questa ragione, le caselle mail aziendali hanno uno spazio di archiviazione maggiore.
Un’altra caratteristica delle e-mail professionali è il sistema di crittografia, che permette di proteggere la privacy delle comunicazioni; inoltre è possibile usufruire del filtro antispam che blocca le mail indesiderate in arrivo.
I vantaggi di avere una e-mail aziendale
Utilizzare una mail professionale per il proprio business apporta molteplici vantaggi che non possono essere sottovalutati.
Come detto in precedenza, quello principale è legato al branding, cioè la strategia che permette di influenzare le sensazioni dei clienti e imprimere il marchio nella loro mente. In più, la mail con il dominio personalizzato è più facile da ricordare per i diversi interlocutori, non solo i clienti ma anche i partner commerciali, i fornitori, etc.
La posta elettronica aziendale, ancora, è uno degli strumenti di marketing più convenienti ed efficaci, poichè permette di inviare messaggi ai propri clienti a un costo contenuto.
Un altro importante vantaggio è legato all’automazione. Infatti, grazie a queste particolari caselle e-mail è possibile pianificare l’invio di diversi messaggi per una determinata campagna di marketing (ad esempio da inviare in un momento specifico e a un gruppo ben preciso di persone, individuate impostando degli appositi filtri). In questo modo, come è facile intuire, è possibile dedicarsi ad altri aspetti della propria attività.
Infine, quando si parla di e-mail aziendale, non è possibile non citare il vantaggio più importante, ovvero la personalizzazione, in riferimento a due punti: la possibilità di utilizzare il nome dell’azienda nel dominio di posta elettronica e poter offrire contenuti sulla base delle preferenze del destinatario.
Come scegliere il provider per la mail aziendale?
È possibile avere una email aziendale gratis oppure optare per un servizio di hosting a pagamento. In genere, questi ultimi prevedono anche diverse funzionalità, come l’ambiente cloud, che consente di archiviare e di accedere ai dati da qualsiasi luogo, e la sincronizzazione dei messaggi sui dispositivi mobili autorizzati, che favorisce la flessibilità lavorativa, permettendo di accedere alle comunicazioni aziendali ovunque ci si trovi, configurando la mail aziendale su telefono personale.
Un’altra caratteristica importante è la gestione centralizzata di tutte le liste contatti, semplificando la comunicazione interna ed esterna. Inoltre, i servizi a pagamento offrono la possibilità di generare password sicure per aumentare la sicurezza dell’account e dello spazio di lavoro condiviso tra i dipendenti, e spesso includono un supporto tecnico dedicato in grado di intervenire tempestivamente, il che può essere cruciale per risolvere eventuali problemi o questioni legate alla posta elettronica aziendale.
In conclusione, per scegliere tra un servizio per creare email gratis oppure a pagamento, bisogna considerare le necessità del proprio business e le dimensioni dell’azienda, poiché realtà più grandi potrebbero richiedere maggiori funzionalità.